GDPR voor kmo's: de vijf documenten die u nodig hebt

Klantenbestand, personeelsdossier, een contactformulier op uw website: elke onderneming verwerkt persoonsgegevens. De Gegevensbeschermingsautoriteit controleert ook kmo's. Met deze vijf documenten legt u een stevige basis.

1. Een register van verwerkingsactiviteiten

Een overzicht van welke gegevens u verwerkt, waarom, hoe lang u ze bewaart en met wie u ze deelt. Het is de ruggengraat van uw naleving, en het eerste document dat een controleur opvraagt.

2. Een privacyverklaring

Hierin informeert u klanten, websitebezoekers en sollicitanten in begrijpelijke taal over wat u met hun gegevens doet en welke rechten zij hebben.

3. Een cookiebeleid met echte toestemming

Voor niet-noodzakelijke cookies, zoals analyse- en marketingcookies, hebt u voorafgaande en vrije toestemming nodig. Een banner met alleen ‘OK’ volstaat niet: weigeren moet even makkelijk zijn als aanvaarden.

4. Verwerkersovereenkomsten

Laat u gegevens verwerken door een boekhouder, een IT-partner of een softwareleverancier? Dan moet u met elk van hen een verwerkersovereenkomst sluiten.

5. Een procedure voor datalekken

Een gestolen laptop of een verkeerd verstuurde mail kan een datalek zijn. Een ernstig lek moet u binnen 72 uur melden. Met een vaste procedure weet uw team wat te doen.

Melike OrhayAdvocaat-oprichter van Orhay Advocaten

Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies voor uw situatie. De regels kunnen wijzigen na de publicatiedatum.